W skrócie
- Zadatek i zaliczka to dwie różne rzeczy. Gdy gość odwoła pobyt, zadatek może zostać u Ciebie, a zaliczka wraca do niego.
- Przepisy nie podają wysokości zadatku. Kwota ma pokryć stratę na pustym terminie, ale nie może odstraszać gościa.
- W potwierdzeniu wpisz słowo „zadatek”, kwotę w złotych, termin wpłaty oraz to, co dzieje się przy odwołaniu. Kilka zdań oszczędza sporu.
- Gość rezerwujący nocleg na konkretne daty nie ma 14 dni na odstąpienie od umowy, więc zasady odwołania ustala obiekt i trzeba je zapisać.
Zadatek a zaliczka
W rozmowach obie nazwy padają zamiennie, ale Kodeks cywilny traktuje je zupełnie inaczej. Zadatek zabezpiecza umowę. Zaliczka to po prostu wcześniej wpłacona część ceny.
- Zadatek: gdy gość nie przyjedzie albo odwoła pobyt, możesz odstąpić od umowy i zatrzymać zadatek. Gdy to Ty nie wykonasz umowy, gość może żądać zwrotu podwójnej kwoty.
- Zaliczka: gdy pobyt nie dojdzie do skutku, wraca do gościa bez względu na to, kto odwołał. Stratę trzeba by wtedy dochodzić osobno.
Dlatego w potwierdzeniu musi paść słowo „zadatek”, a nie „zaliczka”, „przedpłata” czy „opłata rezerwacyjna”. Zadatek działa w obie strony i gość też na nim zyskuje: wie, że obiekt nie odwoła jego pobytu bez konsekwencji.
Kiedy zadatek wraca do gościa
Gdy pobyt się odbywa, zadatek po prostu wlicza się w cenę, a gość dopłaca resztę. Są jednak sytuacje, w których zadatek trzeba zwrócić w całości:
- umowę rozwiązujecie za zgodą obu stron, a nic innego nie ustalacie co do zadatku,
- pobyt nie dochodzi do skutku z przyczyn, za które nie odpowiada żadna ze stron, na przykład z powodu zamknięcia obiektów nakazanego przez władze,
- za to, że pobyt się nie odbył, odpowiadają obie strony.
Pierwszy punkt jest pułapką w codziennej korespondencji. Jeśli na prośbę gościa odpisujesz „rozumiem, odwołujemy”, może to wyglądać na rozwiązanie umowy za zgodą obu stron. Odpisując na taką prośbę, napisz wprost, co dzieje się z zadatkiem.
Te zasady obowiązują, jeśli umowa nie mówi inaczej. Warunki ostrzejsze niż kodeksowe warto pokazać prawnikowi, bo w umowie z konsumentem łatwo o zapis, który nie wytrzyma sporu.
Ile brać
Przepisy nie podają konkretnej wysokości zadatku. To decyzja obiektu. Zadatek ma pokryć to, co tracisz, gdy gość odwoła pobyt, a Ty nie sprzedasz terminu drugi raz. Ta strata nie jest stała:
- termin odwołania: im bliżej przyjazdu, tym trudniej sprzedać noce ponownie,
- sezon: w szczycie pusty tydzień kosztuje więcej niż poza sezonem,
- długość pobytu: dwa tygodnie w sierpniu blokują termin, który mógłby wziąć ktoś inny,
- portal obok: gość porównuje Twój zadatek z warunkami na portalu. Jeśli tam może odwołać bezpłatnie, wysoki zadatek u Ciebie odeśle go z powrotem na portal.
Sprawdź, jakie przedpłaty pobierają podobne obiekty w Twojej okolicy. Na tym tle ustal własną kwotę. Jedna stawka na cały rok jest prostsza niż tabela. Jeśli chcesz różnicować, zrób to najwyżej dwoma progami: osobno lipiec z sierpniem, osobno reszta roku.
Przykład na umownych liczbach
Tydzień w sierpniu za 3500 zł. Zadatek 30% to 1050 zł, płatny w ciągu trzech dni od potwierdzenia, reszta przy przyjeździe. Procent jest przykładowy. Ważne, żeby gość widział kwotę w złotych, a nie tylko procent, który musi sam przeliczać.
Termin wpłaty i blokada kalendarza
Między Twoją odpowiedzią a wpłatą zadatku mija zwykle kilka dni. Trzeba ustalić, co w tym czasie dzieje się z terminem, bo inaczej dwie osoby mogą czekać na ten sam tydzień:
- Potwierdzasz termin i podajesz kwotę zadatku. Noce oznaczasz u siebie jako wstępnie zajęte.
- Gość ma określony czas na wpłatę. Podaj datę, nie liczbę dni: „do 14 czerwca włącznie” nie zostawia miejsca na domysły.
- Po wpłacie potwierdzasz rezerwację i od razu blokujesz noce na portalach.
- Gdy wpłaty nie ma, wysyłasz jedno przypomnienie, a po terminie zwalniasz noce.
Blokady nie odkładaj na wieczór. Booking.com odświeża zaimportowane terminy raz na dwie godziny, a Airbnb raz na trzy, więc każda zwłoka to okno na podwójną rezerwację. Jak połączyć kalendarze portali ze stroną, opisuję w poradniku o synchronizacji kalendarzy.
Jak to zapisać w potwierdzeniu
Potwierdzenie rezerwacji jest Twoją umową z gościem. Nie musi być długie, ale musi odpowiadać na pięć pytań: ile, do kiedy, na jakie konto, co z resztą płatności, co przy odwołaniu.
Przykładowe zdania do potwierdzenia
„Potwierdzam rezerwację domku nr 2 od 9 do 16 sierpnia. Cena za pobyt: 3500 zł. Zadatek: 1050 zł, płatny do 14 czerwca na konto [numer], w tytule nazwisko i daty pobytu. Pozostałą kwotę płacisz przy przyjeździe. Jeśli odwołasz pobyt, zadatek zostaje u mnie. Jeśli to ja odwołam pobyt, zwracam podwójną kwotę zadatku. Wpłacając zadatek, akceptujesz regulamin pobytu w załączniku.”
Zdanie o podwójnym zwrocie bywa pomijane, bo brzmi jak zbędna obietnica. To jednak zasada z kodeksu, a zapisana wprost pokazuje, że zadatek działa w obie strony. Gość rezerwujący pierwszy raz bezpośrednio przelewa pieniądze osobie, której nie zna, więc taka równowaga go uspokaja.
Formułę zapisz raz jako szablon wiadomości. Przy każdej rezerwacji zmieniasz tylko daty i kwoty.
A 14 dni na odstąpienie?
Przy zakupach przez internet konsument ma zwykle 14 dni na odstąpienie od umowy bez podania przyczyny. Noclegów na konkretne daty ta zasada nie obejmuje. Ustawa o prawach konsumenta wyłącza usługi zakwaterowania, jeśli w umowie oznaczono dzień albo okres pobytu.
W praktyce zasady odwołania ustala obiekt i to one rozstrzygają. Jeśli ich nie zapiszesz, zostają ogólne reguły z kodeksu, a te są dla obu stron znacznie mniej przejrzyste.
Zmiana terminu zamiast sporu
Prawo do zatrzymania zadatku nie znaczy, że zawsze warto z niego korzystać. Gość, który odwołuje pobyt z powodu choroby dziecka, zapamięta, jak go potraktowano. Jeśli masz wolne terminy, zaproponuj przeniesienie: zadatek przechodzi na nową datę, Ty nie tracisz rezerwacji, a gość przyjeżdża później.
Taką możliwość możesz wpisać do regulaminu jako uprzejmość, a nie obowiązek: „Przy odwołaniu do 30 dni przed przyjazdem zadatek można przenieść na inny wolny termin w tym samym roku”. Decyzja zostaje wtedy przy Tobie. Gdzie pokazać te zasady na stronie, piszę w poradniku o regulaminie i zasadach pobytu.
Nie jestem prawnikiem. Ten poradnik opisuje ogólne zasady z Kodeksu cywilnego i ustawy o prawach konsumenta. W konkretnym sporze zapytaj prawnika.
Źródła, sprawdzone 30 września 2026: Kodeks cywilny, art. 394 (zadatek); ustawa o prawach konsumenta, art. 38 ust. 1 pkt 12; UOKiK, „Wyłączenia prawa do odstąpienia”.