W skrócie
- Grafik ma jedno zadanie: w kilka sekund odpowiedzieć, czy pokój jest wolny w danym terminie. Każda forma, która to robi, jest dobra.
- Wzór w Excelu poniżej zaznacza zajęte noce sam, na podstawie listy rezerwacji. Dwie rezerwacje na tę samą noc świecą na czerwono.
- Żaden arkusz nie połączy się sam z Bookingiem ani z Airbnb. Każdą rezerwację z portalu przepisujesz ręcznie, a każdą swoją blokujesz na portalu.
- Grafik widzisz tylko Ty. Gość, który chce sprawdzić wolny termin, musi i tak zadzwonić albo napisać.
Zeszyt, arkusz, Kalendarz Google, program
W obiektach, które przeglądam, spotykam cztery sposoby prowadzenia grafiku. Każdy z nich działa do pewnego momentu.
- Zeszyt albo papierowy kalendarz hotelowy. Zawsze pod ręką przy telefonie i nie potrzebuje prądu. Kłopot zaczyna się, gdy zeszyt leży w recepcji, a Ty odbierasz telefon na zakupach. Nie da się go też skopiować na wypadek zalania kawą.
- Arkusz w Excelu albo w Arkuszach Google. Darmowy, czytelny, a w wersji Google dostępny z telefonu i dla kilku osób naraz. Dobrze zrobiony liczy też obłożenie i źródła rezerwacji. Wymaga wpisywania wszystkiego ręcznie.
- Kalendarz Google. Każdy pokój to osobny kalendarz, a rezerwacja to wydarzenie od dnia przyjazdu do dnia wyjazdu. Przypomnienia i dostęp z telefonu masz od razu. Słabiej widać całość: tydzień dla ośmiu pokoi to już gęsta mozaika.
- Program do rezerwacji albo channel manager. Płatny abonament, za to łączy się z portalami i często zmienia na nich także ceny. Ma sens przy wielu pokojach i kilku portalach naraz, przy dwóch pokojach zwykle jest za duży.
Jeśli dziś prowadzisz zeszyt i wszystko się zgadza, nie musisz niczego zmieniać. Arkusz opłaca się, gdy grafik ma oglądać więcej niż jedna osoba albo gdy chcesz wiedzieć, skąd przychodzą goście.
Wzór grafiku do pobrania
Przygotowałem arkusz, który robi za Ciebie to, co w zeszycie robisz ołówkiem. Wpisujesz rezerwację raz, w liście, a grafik zaznacza się sam.
- Rezerwacje to lista: gość, telefon, pokój z listy, przyjazd, wyjazd, liczba osób, cena, zadatek i to, skąd gość przyszedł,
- Grafik pokazuje wybrany miesiąc: pokoje w wierszach, dni w kolumnach, zajęte noce na pomarańczowo, weekendy wyróżnione, obłożenie każdego pokoju w procentach,
- Podsumowanie liczy, ile rezerwacji, nocy i przychodu dało każde źródło: telefon, strona, Booking, Airbnb, polecenia i stali goście.
Grafik rezerwacji pokoi — plik .xlsx, 32 KB
Działa w Excelu, w Arkuszach Google i w LibreOffice. Do 20 pokoi, do 300 rezerwacji. W środku jest pięć przykładowych rezerwacji na lipiec 2027, w tym jedna celowo nakłada się na inną, żeby było widać ostrzeżenie. Bez zapisywania się na listę mailową.
W Arkuszach Google otwierasz go przez Plik → Importuj → Prześlij. Wtedy grafik masz też w telefonie i możesz go udostępnić osobie, która przyjmuje rezerwacje razem z Tobą.
Jak wpisywać, żeby grafik się nie rozjechał
Grafik psuje się nie przez formuły, tylko przez nawyki. Cztery zasady, które oszczędzają najwięcej nerwów:
- Jedno miejsce prawdy. Jeśli rezerwacje lądują raz w zeszycie, raz w arkuszu, a raz w wiadomości SMS, prędzej czy później jedna z nich przepadnie. Wybierz jedno miejsce i wpisuj tam wszystko, także rezerwacje z portali.
- Wpisuj od razu, nie wieczorem. Rezerwacja przyjęta przez telefon i niewpisana przez kilka godzin to dokładnie ten moment, w którym ktoś inny rezerwuje ten sam termin na portalu.
- Data wyjazdu, nie ostatnia noc. Wpisuj dzień, w którym gość wyjeżdża. Tego dnia pokój jest wolny dla kolejnych gości, a wzór właśnie tak to liczy.
- Notuj zadatek i źródło. Kolumna „zadatek wpłacony” mówi, której rezerwacji jeszcze nie możesz uznać za pewną. Kolumna „skąd” po sezonie pokaże, ile zawdzięczasz portalom, a ile stałym gościom.
Zasady zadatku i to, co napisać w potwierdzeniu, opisuję w poradniku o zadatku przy rezerwacji bezpośredniej.
Grafik a Booking i Airbnb
Arkusz ani zeszyt nie połączą się z portalami. Każda rezerwacja z Bookingu musi trafić do grafiku ręcznie, a każda rezerwacja przyjęta przez telefon musi zostać ręcznie zablokowana na każdym portalu, na którym wystawiasz pokój. Jeśli zapomnisz o jednym z tych kroków, powstaje podwójna rezerwacja.
Kalendarz Google potrafi subskrybować kalendarz z portalu przez link iCal, ale odświeża go rzadko, nie wiadomo dokładnie kiedy i nie da się tego przyspieszyć. Do podglądu wystarcza, do pilnowania wolnych terminów już nie.
W praktyce
Przy jednym portalu i kilku pokojach ręczne przepisywanie da się utrzymać. Przy dwóch portalach naraz każdą rezerwację dotykasz trzy razy: w grafiku i na obu portalach. Wtedy warto połączyć kalendarze automatycznie. Jak to działa i co ile godzin portale pobierają terminy, opisuję w poradniku o synchronizacji kalendarza Booking i Airbnb.
Kiedy arkusz przestaje wystarczać
Arkusz nie przestaje działać nagle. Po prostu coraz więcej czasu idzie na pilnowanie go. Sygnały, że czas na coś więcej:
- wystawiasz pokoje na dwóch portalach albo więcej i przepisujesz każdą rezerwację kilka razy,
- przynajmniej raz w sezonie zdarzyła się podwójna rezerwacja albo było bardzo blisko,
- większość telefonów zaczyna się od pytania „czy macie wolne w tym terminie”,
- grafik prowadzą dwie osoby i nie zawsze wiadomo, kto co wpisał.
Pierwsze dwa punkty rozwiązuje synchronizacja z portalami. Trzeci rozwiązuje kalendarz wolnych terminów na Twojej stronie: gość sprawdza termin sam, zanim zadzwoni. Porównanie gotowych widżetów, wtyczek i kalendarza wbudowanego w stronę znajdziesz w poradniku kalendarz rezerwacji na stronę. Tak wygląda to w praktyce na stronach, które robię dla pensjonatów i gospodarstw agroturystycznych.
Dane gości w grafiku
Imię, nazwisko i telefon gościa to dane osobowe, więc plik z grafikiem traktuj jak dokument, a nie notatkę. Kilka prostych zasad:
- nie udostępniaj arkusza przez link „każdy, kto ma link”, tylko konkretnym osobom,
- zapisuj w grafiku tylko to, czego potrzebujesz do obsługi pobytu,
- stare sezony przenieś do archiwum albo usuń dane kontaktowe, gdy nie są już potrzebne,
- trzymaj kopię pliku w drugim miejscu, bo zgubiony grafik w środku sezonu to najgorszy możliwy scenariusz.
Nie jestem prawnikiem. Obowiązki administratora danych opisuje RODO, w szczególności art. 5 (zasady przetwarzania) i art. 13 (informacja dla osoby, której dane dotyczą).