W skrócie
- Wszystkie zlecenia w jednym Kalendarzu Google, do którego dostęp mają osoby przyjmujące rezerwacje.
- Każda ekipa ma własny kalendarz. Dla pary dzień jest zajęty, gdy zlecenie mają wszystkie.
- Datę trzymaną do podpisania umowy oznacz osobno i wpisz, do kiedy obowiązuje.
- Na stronie tylko wolne i zajęte dni. Szczegóły zleceń zostają w Twoim kalendarzu.
Para zaczyna od daty
Przygotowania do wesela zaczynają się zwykle od sali i ślubu, a z nimi od daty. Fotograf, kamerzysta, DJ i zespół dochodzą później i są wybierani pod konkretny dzień. Dla pary pierwsze sito jest więc proste: czy ten ktoś jest wolny 12 czerwca.
W październiku przejrzałem 54 strony usługodawców weselnych z siedmiu miast. Kalendarz z wolnymi datami miała tylko jedna. Reszta prosi o wiadomość, a na odpowiedź trzeba czekać, czasem kilka dni.
Jedno miejsce zapisu
Kalendarz na stronie jest dokładnie tak aktualny jak miejsce, z którego czyta. Jeśli zlecenia leżą w zeszycie, w notatkach i w wiadomościach, żadna strona nie pokaże ich poprawnie. Pierwszy krok to jeden kalendarz, do którego trafia każde potwierdzone wesele:
- Kalendarz Google w telefonie, bo działa wszędzie i potrafi udostępniać terminy stronie,
- jedno wydarzenie całodniowe na każde zlecenie, z miejscem, godzinami i kontaktem w opisie,
- dostęp dla wspólnika albo menedżera, jeśli też przyjmuje rezerwacje,
- wpis w chwili potwierdzenia, a nie wieczorem po pracy.
Kilka ekip, jeden dzień
Fotograf pracujący z drugim fotografem, agencja z kilkoma DJ-ami, zespół z muzykami na zastępstwo: tu jedna sobota może obsłużyć dwa wesela. Wtedy każda ekipa dostaje osobny kalendarz, a strona łączy je w jeden widok.
Dla pary liczy się tylko to, czy ktoś z Twojej firmy jest wolny. Dzień pokazuje się jako zajęty dopiero wtedy, gdy zlecenie mają wszystkie ekipy. Która z nich przyjedzie, ustalacie przy umowie.
Termin trzymany do podpisania umowy
Para po spotkaniu często prosi o kilka dni na decyzję. Jeśli w tym czasie o tę samą datę zapyta druga para, musisz od razu wiedzieć, na czym stoisz.
Na stronie taki dzień najlepiej pokazać jako zajęty. W swoim kalendarzu oznacz go innym kolorem, a w nazwie wydarzenia wpisz datę ważności, na przykład „trzymane do 15.11”. Po tej dacie, bez podpisanej umowy i zadatku, usuwasz wpis, a dzień wraca na stronę jako wolny. Jak zapisać zadatek, żeby chronił Twoją sobotę, piszę w poradniku o umowie i zadatku przy rezerwacji daty wesela.
Lista „ostatnich wolnych terminów” starzeje się najszybciej
Część stron zamiast kalendarza ma ręcznie wpisaną listę dat albo baner o ostatnich wolnych terminach. Taka lista jest aktualna tylko do pierwszego nowego zlecenia. Na jednej ze sprawdzonych stron do dziś można przeczytać o pierwszych zapytaniach na sezon 2022. Kalendarz czytany prosto z Kalendarza Google nie ma tego problemu, bo niczego nie przepisujesz.
Poprawiny, dojazd i dwa zlecenia w weekend
Zasada jest jedna: blokujesz każdy dzień, w którym nie przyjmiesz innego wesela. W praktyce to kilka sytuacji, o których łatwo zapomnieć:
- poprawiny: jeśli grasz albo fotografujesz drugi dzień, zablokuj także niedzielę,
- daleki dojazd: wesele kilkaset kilometrów od domu może wymagać wyjazdu dzień wcześniej, więc piątek też jest zajęty,
- piątek i sobota: dwa zlecenia w jeden weekend to dwa osobne wpisy, a nie jeden weekendowy,
- sesje i plenery: trzymaj je w osobnym kalendarzu, którego strona nie czyta, żeby środowa sesja nie zamykała parom żadnego dnia.
Jak wolne daty trafiają na stronę
Skoro zlecenia i tak trafiają do Kalendarza Google, strona może z niego korzystać. Masz do wyboru dwa rozwiązania:
- Kalendarz Google wklejony na stronę. Udostępniasz kalendarz publicznie w trybie „wolny/zajęty”, kopiujesz kod do wklejenia i umieszczasz go na stronie. Rozwiązanie bezpłatne i gotowe w kwadrans. Ma jednak wygląd Google, a nie Twojej strony, a na małym ekranie miesięczna siatka robi się ciasna.
- Kalendarz w wyglądzie strony, który czyta Twój kalendarz. Strona pobiera zajęte dni przez prywatny adres. W Kalendarzu Google znajdziesz go w ustawieniach kalendarza, w sekcji „Integrowanie kalendarza”, pod nazwą „Tajny adres w formacie iCal”. Para widzi miesiące z wyróżnionymi sobotami, a przy wolnej dacie przycisk „zapytaj o ten termin”, który od razu wpisuje datę do formularza. Tak buduję strony dla usług weselnych.
Tajnego adresu nie publikuj i nie wysyłaj nikomu poza wykonawcą strony. Jeśli trafi w niepowołane ręce, Google pozwala go zresetować jednym przyciskiem. Stary adres przestaje wtedy działać, a nowy trzeba podać na stronie.
Pola formularza pod kalendarzem, dzięki którym pierwsza wiadomość wystarcza do wyceny, rozpisałem w tekście o formularzu zapytań o wolny termin. Pisałem go dla noclegów, ale reguła się nie zmienia: pytaj od razu o wszystko, czego potrzebujesz do odpowiedzi.
Źródło: Pomoc Kalendarza Google, „Synchronizacja kalendarza z programami komputerowymi” (tajny adres w formacie iCal i jego resetowanie) oraz „Udostępnianie kalendarza publicznie”. Przegląd stron 54 usługodawców weselnych z siedmiu miast: październik 2026 roku.