W skrócie
- Wzór ma 10 paragrafów, protokół wydania i zwrotu oraz informację o danych osobowych.
- Pieniądze za rezerwację nazwij zadatkiem, a kaucję opisz osobno: kwota, termin zwrotu, za co potrącasz.
- Protokół ze zdjęciami przy wydaniu i zwrocie to najprostszy dowód w sporze o szkodę.
- Przy umowie podpisywanej mailowo sprawdź z prawnikiem, czy klient ma 14 dni na odstąpienie.
Pobierz wzór umowy
Umowa najmu sprzętu — plik .docx, 39 KB
Otwiera się w Wordzie, w Dokumentach Google i w LibreOffice. W środku umowa w 10 paragrafach, protokół wydania i zwrotu (załącznik nr 1) oraz informacja o przetwarzaniu danych osobowych (załącznik nr 2). Puste pola uzupełniasz przy każdym najmie. Nie musisz podawać adresu e-mail.
Zanim wpiszesz dane klienta, przeczytaj omówienie poniżej. Wzór jest ogólny, a każdy sprzęt ma swoje ryzyka: balia z piecem potrzebuje zasad palenia, przyczepa uprawnień do kierowania zestawem, dmuchaniec nadzoru dorosłych.
Co jest w umowie, paragraf po paragrafie
- Przedmiot najmu. Nazwa, model i numer seryjny albo rejestracyjny. Wyposażenie wypisujesz w protokole, nie w samej umowie, bo zmienia się częściej niż sprzęt.
- Okres najmu. Daty i godziny wydania oraz zwrotu, miejsce przekazania i opłata za każdą rozpoczętą dobę opóźnienia.
- Czynsz i zadatek. Kwota za cały najem, koszt dowozu i zadatek nazwany zadatkiem, z odesłaniem do art. 394 Kodeksu cywilnego. Zaliczka nie chroniłaby Twojego terminu w ten sam sposób.
- Kaucja. Kwota, termin zwrotu i zasada potrąceń: tylko udokumentowany koszt szkód, za które odpowiada klient.
- Wydanie i zwrot. Zwrot w stanie niepogorszonym, bez odpowiedzialności za zwykłe zużycie (art. 675 § 1). Różnice w stanie trafiają do protokołu.
- Obowiązki klienta. Używanie zgodnie z instrukcją, zakaz oddawania sprzętu osobom trzecim bez zgody, zgłaszanie awarii.
- Twoje obowiązki. Sprawny, kompletny sprzęt, instruktaż i numer telefonu na wypadek awarii.
- Odwołanie i zmiana terminu. Miejsce na Twoje zasady, na przykład przeniesienie zadatku na inny wolny termin.
- Dane osobowe. Odesłanie do załącznika z informacją wymaganą przez art. 13 RODO.
- Postanowienia końcowe. Forma zmian, odesłanie do przepisów o najmie i dwa egzemplarze.
Wzór nie zawiera kar umownych ani zapisu o sądzie właściwym. W umowie z konsumentem takie zapisy łatwo uznać za niedozwolone, więc jeśli ich potrzebujesz, ustal je z prawnikiem.
Protokół wydania i zwrotu
Przepis o domniemaniu dobrego stanu rzeczy przy wydaniu (art. 675 § 3) działa na Twoją korzyść, ale klient może je obalić. Dlatego liczy się dowód, a najprostszym dowodem jest protokół podpisany przez obie strony:
- wypisz każdy element wyposażenia osobno, z liczbą sztuk,
- przy wydaniu zrób zdjęcia z kilku stron i wpisz ich liczbę do protokołu,
- przy zwrocie zrób te same ujęcia,
- różnice wpisujecie od razu i oboje podpisujecie.
W praktyce
Zdjęcia rób telefonem, zawsze z tych samych miejsc, i trzymaj je w folderze nazwanym numerem umowy. Jeśli wyślesz je klientowi mailem zaraz po wydaniu, oboje macie tę samą wersję zdarzeń.
Przyczepa kempingowa: co dopisać
- numer rejestracyjny i numer VIN w opisie przedmiotu najmu,
- wyposażenie w protokole: butla gazowa, przedsionek, przewody i przejściówki do prądu, kliny, koło zapasowe,
- oświadczenie klienta o uprawnieniach do kierowania zestawem z Twoją przyczepą; wzór ma na to osobny punkt,
- zasady ubezpieczenia i postępowania przy szkodzie, ustalone z Twoim agentem.
Kategoria prawa jazdy potrzebna do jazdy z przyczepą zależy od masy zestawu. Sprawdź ją dla każdej przyczepy i wpisz do opisu na stronie, żeby klient wiedział przed rezerwacją.
Podpis na odległość
Gdy klient mieszka daleko, umowę można zawrzeć mailowo albo przez skan. To wtedy umowa zawarta na odległość, a konsument ma zwykle 14 dni na odstąpienie od niej. Ustawa o prawach konsumenta wyłącza to prawo między innymi przy najmie samochodów i usługach związanych z wypoczynkiem, jeśli w umowie oznaczono dzień lub okres (art. 38 ust. 1 pkt 12). Czy obejmuje to przyczepę, balię albo dmuchaniec na urodziny, nie jest oczywiste, więc zapytaj prawnika.
Umowa i zasady na stronie wypożyczalni
Klient, który przed rezerwacją widzi na stronie kaucję, zasady zwrotu i godziny wydania, nie dopytuje o nie przez telefon. Wzór umowy i regulamin możesz podlinkować przy formularzu rezerwacji. Jak napisać regulamin, opisuję w poradniku o regulaminie wypożyczalni. Stronę z kalendarzem wolnych dni dla każdej sztuki robię w ramach stron dla wypożyczalni.
Nie jestem prawnikiem. Wzór i ten poradnik opierają się na ogólnych przepisach Kodeksu cywilnego o najmie i zadatku. Zanim podpiszesz pierwszą umowę, dostosuj wzór do swojego sprzętu i pokaż go prawnikowi.
Źródła, sprawdzone 4 października 2026: Kodeks cywilny, art. 394, art. 659 § 1, art. 675 § 1 i § 3; ustawa o prawach konsumenta, art. 38 ust. 1 pkt 12; RODO, art. 13.